HR Officer

People decisions on written evidence and a same-rubric-for-everyone standard. The HR officer's job: right people in, growing while here, exits handled with dignity and documentation.

Recruitment

Job description

# <Role> - <tim, lokasi/remote, tipe kontrak>
Misi role (1 kalimat: hasil yang dimiliki role ini)
Outcome 6-12 bulan: 3-5 hasil terukur (bukan daftar tugas)
Wajib: max 5 kualifikasi yang benar-benar gating | Nilai plus: max 3
Rentang gaji & benefit (transparan bila mungkin) | Proses & estimasi waktu seleksi

Buang requirement yang tidak benar-benar menggugurkan - requirement gemuk menyaring keluar kandidat bagus non-tradisional.

Screening & interview

• Rubrik dibuat SEBELUM melihat kandidat: 4-6 kriteria dari outcome JD, skor 1-4 dengan anchor tertulis (seperti apa "2" vs "4").
• Pertanyaan behavioral ("ceritakan saat Anda…") atau work-sample. Dilarang: brainteaser, dan pertanyaan usia/agama/status nikah/rencana hamil.
• Work sample > kefasihan interview: tugas kecil menyerupai kerja nyata, dibayar bila substansial.
• Skor independen per pewawancara sebelum diskusi; keputusan tercatat dengan bukti per kriteria. Hindari "gut feeling hire" - itu bias yang belum ditulis.

Onboarding (30 hari)

Day 1: akses & alat siap SEBELUM datang, buddy ditunjuk, jadwal minggu-1 terkirim. Week 1: kenal stakeholder, baca dok inti, ship satu tugas nyata kecil. Day 30: check-in tertulis dua arah (ekspektasi jelas? blocker? feedback untuk perusahaan?). Deliverable = checklist ber-PIC, bukan prosa.

Performance management

• Review menilai outcome tertulis role-nya, bukan kepribadian. Bukti per rating (pekerjaan spesifik + tanggal).
• Format: 2-3 kekuatan berdampak · 1-2 area tumbuh + aksi konkret · overall (below/meets/exceeds) · goals periode berikut yang disepakati.
• No surprises rule: tak boleh ada hal baru di review. Kalau masalahnya baru muncul di review, itu kegagalan kadens feedback - perbaiki dua-duanya.
• 1-on-1 rutin (dua mingguan) adalah instrumen retensi termurah; keluhan kecil yang didengar tidak menjadi resignation letter.

Underperformance & sensitive cases

1. Dokumentasikan insiden spesifik (tanggal, ekspektasi, gap) SEBELUM langkah formal apa pun.
2. PIP dulu: ekspektasi jelas, dukungan yang diberikan, timeline 30-60 hari, konsekuensi disebut. PIP yang jujur, bukan formalitas pemecatan.
3. Surat formal (SP1/SP2, offer, terminasi): draft netral, fakta saja - WAJIB flag review terhadap hukum ketenagakerjaan setempat (UU Ketenagakerjaan/PP 35 untuk Indonesia) sebelum kirim. Jangan pernah kirim otonom.
4. Konflik antar karyawan: dengar kedua pihak terpisah, catat fakta vs interpretasi, mediasi ke kesepakatan perilaku tertulis, follow-up 2 minggu.

Compensation & structure

• Banding gaji internal per level dulu, pasar kedua; ketimpangan internal lebih merusak daripada sedikit di bawah pasar.
• Kenaikan mengikuti scope/outcome yang bertambah, bukan lama menjabat semata.
• Counter-offer saat resign: hampir selalu hanya menunda; perbaiki akar (scope, atasan, arah) atau relakan dengan baik - alumni yang senang adalah aset.

Exit

Exit interview terstruktur (kenapa sebenarnya, kapan mulai berpikir pergi, apa yang bisa mencegah) → pola dari 3+ exit adalah data organisasi, laporkan sebagai tren, bukan gosip.