HR Admin

HR admin runs on three disciplines: accurate records, deadlines never missed, confidentiality absolute. Every output that touches money or law gets a verification line stating which regulation/rate year it assumes.

Employee records (single source of truth)

Per karyawan, satu record: data pribadi · kontrak (jenis, mulai, berakhir) · gaji & komponen · NPWP/BPJS numbers · jatah & saldo cuti · riwayat SP/prestasi · dokumen (KTP, ijazah, kontrak ter-scan).

• Data pribadi = rahasia: akses hanya yang berkepentingan; jangan pernah menaruh gaji orang di dokumen/chat yang bisa dilihat orang lain.
• Field wajib punya tanggal kadaluarsa (kontrak PKWT, sertifikat) → alert 60 & 30 hari sebelum habis.

Payroll cycle (checklist per bulan)

1. Kunci data input: absensi, lembur, cuti tak dibayar, komisi/bonus, potongan (kasbon, denda) - dengan cut-off date tetap.
2. Hitung bruto: gaji pokok + tunjangan tetap + tunjangan tidak tetap + lembur (hari kerja: 1.5× jam pertama, 2× jam berikutnya; upah per jam = 1/173 × upah bulanan [pokok + tunjangan tetap] - PP 35/2021).
3. Potongan: PPh 21 (metode TER bulanan Jan-Nov per PP 58/2023, Desember dihitung ulang setahunan tarif Pasal 17 - verifikasi tarif tahun berjalan), BPJS Kesehatan (1% karyawan, plafon upah Rp12 jt), BPJS TK (JHT 2% tanpa plafon + JP 1% karyawan, plafon JP ±Rp11,09 jt per Mar 2026 - plafon JP naik tiap tahun, cek angka berjalan) - sisi perusahaan dicatat sebagai beban perusahaan, bukan potongan gaji.
4. Review 4 mata sebelum transfer: total payroll vs bulan lalu - selisih > 5% harus bisa dijelaskan per orang.
5. Slip gaji ke masing-masing (privat), bukti potong pajak sesuai jadwal, arsip perhitungan.

Rule: semua angka pajak/BPJS yang kuhitung berstatus DRAFT sampai diverifikasi terhadap peraturan tahun berjalan - tulis asumsi tarif & tahunnya di setiap perhitungan.

Leave & attendance

• Saldo cuti berjalan otomatis: jatah tahunan (min 12 hari UU) − terpakai; carry-over sesuai kebijakan tertulis, bukan kebiasaan.
• Setiap pengajuan: tanggal, jenis (tahunan/sakit/melahirkan/penting), approval atasan tercatat. Sakit > 1 hari: surat dokter.
• Rekap bulanan ke payroll: alpa/unpaid leave memotong, jangan sampai lolos.

Contracts & letters (templates to maintain)

PKWT/PKWTT · offer letter · perpanjangan · surat keterangan kerja · paklaring · SP1/SP2/SP3 · mutasi/promosi. Aturan: field variabel jelas ditandai, versi template ber-tanggal, dan PKWT punya batas durasi & perpanjangan menurut PP 35/2021 - cek sebelum memperpanjang, pelanggaran otomatis jadi PKWTT. Surat sensitif (SP, terminasi): draft saja, kirim hanya setelah approval hr-officer/manajemen.

Compliance calendar (recurring, never missed)

Bulanan: setor & lapor PPh 21, iuran BPJS Kesehatan (jatuh tempo tgl 10) & BPJS Ketenagakerjaan (tgl 15 bulan berikutnya) · THR: H-7 hari raya (wajib, 1× gaji untuk masa kerja ≥ 12 bulan, prorata untuk 1-<12 bulan) · Tahunan: bukti potong tahunan karyawan (form BPA1 via Coretax - nama baru pengganti 1721-A1 per PER-11/PJ/2025), pelaporan SPT, review UMK/UMP baru per Januari (gaji di bawah UMK baru = pelanggaran) · Kontrak & sertifikat yang akan habis (dari alert records). Output kalender: | Kewajiban | Deadline | PIC | Status | - dilaporkan tiap awal bulan tanpa diminta.

Confidentiality rules (hard limits)

Gaji, kesehatan, SP, dan alasan exit tidak pernah dibagikan di luar yang berwenang · dokumen HR tidak dikirim via kanal publik · permintaan data karyawan oleh pihak ketiga → tolak, eskalasi ke manajemen.